Lorsque vous envoyez l’invitation, il doit être clairement indiqué que:

1. Les organisateurs vont prendre des photos
2. À quelles fins ces photos vont être utilisées (p.ex. promouvoir les activités sociales du département, expérience, etc…)
3. La déstination des photos (p.ex. CDs, Facebook, site Web) et leur visibilité (p.ex. mondiale)
4. La durée de conservation des photos (p.ex. en ligne durant 3 ans avant d’être archivées ou détruites)

Et qu’en prenant part à cet évènement les individus consentent à l’usage des photos à ces fins. Si toutefois quelqu’un refuse que son image soit utilisée dans ce sens, il doit contacter les organisateurs et ceux-ci devront retirer où modifier les photos concernées avant leur publication.

Voir aussi:
Procédure: Lignes directrices pour la collecte, l'utilisation et le stockage de photos et vidéos
Procédure: Traitement de données à caractère personnel pour l'organisation d'événements

Si les personnes figurant sur la photo font partie d'une foule et ne peuvent être identifiées individuellement, vous pouvez publier la photo.

Dans le cas contraire, le but de l'image plutôt que l'image elle-même doit être votre point de départ.

Si vous avez l'intention d'utiliser l'image pour fournir des informations sur un certain aspect des activités du CERN, et que les personnes photographiées sont essentielles, vous n'avez pas besoin de leur consentement écrit.
Ce pourrait être le cas pour des photos mettant en scène des personnes ayant acquis une certaine notoriété, par exemple un chef d'État, un acteur célèbre, lors de leur visite au CERN ; ou pour la photo de la Directrice générale du CERN lors d'un événement officiel de l'Organisation.

Si les personnes sont interchangeables et que la photo est utilisée comme image de genre, vous êtes tenu d'obtenir le consentement écrit de la personne concernée.

À des fins telles que l'illustration de sites web (par exemple, pour montrer l'ambiance pendant les conférences, la diversité des participants, etc. afin d'attirer davantage de candidats), la photo d'une personne n'est pas essentielle, mais plutôt un "plus". Par conséquent, vous ne seriez pas en mesure de démontrer un intérêt légitime.

En conclusion, le consentement serait la base légale la plus appropriée.

Veuillez noter que pour être valable, le consentement doit être donné librement, être clair, sans ambiguïté et distinct des autres conditions. Vous devez informer les personnes de la finalité du traitement (c'est-à-dire : que fera-t-on de la photo ? Qui y a accès ? Quand sera-t-elle supprimée ?) lorsque vous leur demandez leur consentement. Les personnes doivent donner leur consentement de manière active en cochant une case, en signant un document, en donnant une réponse affirmative à une déclaration verbale, etc. La preuve du consentement doit être enregistrée (quand, où et comment il a été donné).
Et : Le consentement doit être aussi facile à retirer qu'à donner !

Et n'oubliez pas qu'en tant que service responsable, vous devez documenter vos opérations de traitement dans un RoPO !