Lorsqu’une activité impliquant le traitement de données personnelles est transférée à un autre Service Responsable, ce dernier doit publier un Avis de confidentialité couvrant les activités de traitement concernées.

Afin de faciliter la création du nouvel Avis de confidentialité, le Service repreneur peut cloner l’Avis de confidentialité existant dans son Élément de Service. Si le Service ne dispose pas encore d’un Élément de Service, celui-ci doit être créé au préalable. L’Avis de confidentialité cloné doit ensuite être adapté aux besoins spécifiques du Service et publié avec l’assistance de l’ODP.

L’ancien et le nouveau Service Responsable doivent coordonner leurs activités respectives afin d’assurer une transition fluide et en temps utile des données personnelles, des activités de traitement et des responsabilités associées.

Une fois le transfert des données personnelles et des responsabilités associées finalisé, et après publication du nouvel Avis de confidentialité, l’ancien Service Responsable doit retirer l’Avis de confidentialité correspondant, après s’être assuré qu’il a cessé les activités de traitement décrites dans cet avis.

Des informations pratiques sur cette procédure sont disponibles dans l’Admin e-guide : Registres des opérations de traitement et Avis de confidentialité.