Dans quels cas?

Si vous n'êtes pas satisfait du résultat de votre rapport de doléance, vous pouvez présenter une réclamation auprès de la Commission de protection des données (CPD) conformément aux dispositions de la section XII de la CO 11.

Pour ce faire, vous devez avoir reçu le rapport d'évaluation émis par l'ODP.

Veuillez noter qu'il n'est pas possible de déposer une réclamation pour des traitements non conformes qui ne vous ont pas impacté personnellement, c'est-à-dire lorsque vos propres données personnelles n'ont pas été affectées.

Soumettre une réclamation

Vous disposez d'un délai de 60 jours civils à compter de la réception du rapport d'évaluation pour déposer la réclamation.

Si vous décidez de le faire, veuillez contacter l'ODP qui vous expliquera les formalités et vous fournira le formulaire de réclamation standard à compléter avec les informations suivantes, en plus de votre identité :

• Un exposé détaillé des faits
• L'impact du traitement contesté sur vous
• Tout autre document pertinent

Traitement de votre réclamation

1) Évaluation de la recevabilité

La CPD dispose d'un délai de 30 jours civils pour procéder à une première évaluation afin de décider si la réclamation est recevable. Une réclamation est recevable si le délai de 60 jours pour sa soumission est respecté, si le formulaire contient les informations requises et s'il est accompagné du rapport d'évaluation.
Veuillez noter qu'une réclamation n'est possible et recevable que si vous avez rapporté une doléance qui a été évaluée par l'ODP.

La CPD vous informera, ainsi que le directeur général, de sa décision.

2) Investigation

Une fois que votre réclamation atteint le stade de l'investigation, la CPD examine votre dossier de plus près.

• Tout d'abord, elle examine les éléments que vous avez initialement fournis, ainsi que l'évaluation réalisée par l'ODP.
• Elle demande ensuite à l'Organisation – représentée par le service des ressources humaines – de répondre à votre réclamation et de présenter sa version des faits.
• Elle vous donne ensuite la possibilité de réagir aux arguments avancés par l'Organisation.

La CPD examinera tous ces éléments avant de poursuivre la procédure. Si nécessaire, la CPD peut approfondir son investigation. Elle peut par exemple :

• demander des documents supplémentaires ou des explications écrites,
• vous convoquer, ainsi que l’Organisation ou des témoins pertinents, à un entretien,
• consulter des experts au sein du CERN, ou
• recueillir toute autre information qu’elle juge utile.

Si vous êtes convoqué à un entretien, vous n’êtes pas obligé d’y aller seul : vous pouvez être accompagné par un membre ou un ancien membre du personnel du CERN qui n'est pas impliqué dans la procédure. En cas de force majeure, cette personne peut également vous représenter lors de l'entretien.
Si vous ne travaillez pas au CERN et que vous souhaitez être accompagné, vous pouvez contacter l'ODP, qui vous trouvera un volontaire.

Il existe également des délais à respecter pour faire avancer les choses :

• L'Organisation dispose généralement d'un délai de 60 jours pour répondre (avec une prolongation possible de 30 jours supplémentaires dans des cas exceptionnels).
• Une fois que vous avez reçu sa réponse, vous disposez de 14 jours pour envoyer vos commentaires (ce délai peut être prolongé par petites étapes si nécessaire).
• Par la suite, la CPD s'efforcera de mener à bien son enquête dans un délai de 60 jours, bien que ce délai puisse être prolongé une seule fois (de 60 jours supplémentaires) si l'affaire est particulièrement complexe.

En résumé, la CPD recueillera toutes les informations pertinentes auprès des deux parties, vous donnera la possibilité d'être entendu tout au long de la procédure, puis mènera à bien son enquête dans un délai défini.

3) Avis et recommandation

Une fois l'investigation terminée, la CPD consigne l'ensemble de ses conclusions dans un rapport écrit destiné au Directeur général. Dans ce rapport, elle explique :

• comment l'enquête a été menée,
• à qui elle s'est adressée,
• quels documents et informations elle a examinés,
• quels faits elle a établis, et
• si elle estime que vos données à caractère personnel ont été traitées d'une manière non conforme aux règles.

Elle peut également formuler des recommandations sur la suite à donner.

Si la CPD estime que votre réclamation est fondée, elle peut proposer des mesures correctives.
Cela peut inclure le remboursement des frais raisonnables que vous avez engagés (à condition que vous fournissiez les pièces justificatives). Dans certains cas, elle peut également recommander une indemnisation financière pour un préjudice immatériel (par exemple, un préjudice moral), généralement à hauteur de 5 000 CHF, et dans des cas exceptionnels, jusqu'à 10 000 CHF.

Décision

Le Directeur général dispose de 30 jours civils pour décider d'accepter ou non l'avis et les recommandations de la CPD, et de 5 jours civils supplémentaires pour vous notifier la décision finale.

En même temps que la décision, vous serez informé des faits établis au cours de l'enquête et des avis formulés dans le rapport d'enquête, ainsi que, le cas échéant, des raisons pour lesquelles la recommandation de la CPD n'a pas été suivie.

Recours

Si vous estimez que la décision du Directeur général vous porte préjudice, vous pouvez la contester :

• Si vous êtes membre du personnel du CERN, vous pouvez former un recours auprès du Tribunal administratif de l'Organisation internationale du travail (TAOIT).
• Sinon, vous pouvez contester la décision par voie d'arbitrage conformément à la section II de l'annexe 2 de la CO 11.